本文提供12個基本 Excel 表格技巧，包括輸入檢查、自動格式、快速整理資料、篩選資料、排序資料，照著做就能成功。
很多時候只要利用內建的工具，不用函數也可以事半功倍，再加上公式及函數的操作都已經十分簡化，只要觀念對了，自然就可以化繁為簡，輕鬆利用 Excel 製作分析報表。
以下就提供12個 Excel 實用技巧，不管你的 Office 是哪個版本，都可以找到對應的功能試試。從目錄可以快速到達想知道的技巧。
本文目錄：
技巧1. 自訂數字格式，不怕 Key-in 錯
能夠活用儲存格，其實已經掌握 Excel 的使用，在資料輸入上，要輸入規律的文字，可以用滑鼠下拉儲存格的方式，完成大量公差的級數。但若是一組長串數字中，只需要變更最後幾個字碼，就可以利用自訂儲存格「數值」來簡化輸入，例如會員編號1060123，若10601為固定不變，只要設定好，日後只須輸入後面3碼即可。
▲1. 選取想要自訂的欄位後，於「字型」功能列表中，按下展開的圖示，開啟「儲存格格式」視窗。
▲2. 選擇「數字」分頁，並按下「自訂」後，於類型中輸入此例「10601000」，後方的「000」是日後可輸入的數字。
▲3. 回到工作表中，只要在步驟1選定的欄目中，鍵入任何3位數字，都會以「10601xxx」顯示。
技巧2. 設定文字格式，儲存格正確顯示手機號碼
在儲存格中輸入的數字若為「0」開頭時，在按下 Enter 後，0就會自動消失，最常見的例子就是輸入電話號碼，要能夠在儲存格中留下完整的電話號碼，就得讓儲存格辨識此為文字型式，因此在輸入0前，先加上「'」符號，然而，若是要輸入的電話較多，建議直接將儲存格設定為「文字」格式，日後就不用額外輸入「'」符號。
▲1. 在輸入電話號碼前， 先加上「'」符號， 例「'0911123113」，0就不會被取消。
▲2. 若有大量電話號碼要輸入，則在工作表中選定儲存格後，開啟「儲存格格式」視窗，選擇「數字」分頁，並按下「文字」。
▲3. 回到工作表中輸入電話號碼時，可見0同樣被保留下來。
技巧3. 用資料驗證建立下拉選單，點選即可輸入
在製作大型的資料表格時，經常會有一些固定的資料要填入儲存格裡，例如建立會員資料表時，性別、年齡、教育程度⋯等，常見會以選項的方式勾選，而回到活頁簿上要建立資料時，與其重複輸入特定的內容，不妨利用內建的「資料驗證」功能，將固定的選項建立為儲存格的選單，讓使用者用點選的方式即可完成。
▲1. 選取要建立選單的欄目後，找到「資料」標籤項下的「資料工具」，再點選「資料驗證」。
▲2. 在「儲存格內允許」選單下，找到「清單」，「來源」中輸入想要建立的選項，記得中間以半型「,」號格開。
▲3. 回到工作表就會發現儲存格旁有個灰色的三角型標示，按下就會出現上步驟建立的選單。
技巧4. 一個儲存格的資料分割到多個儲存格
如果想要將儲存格裡的資料分割為多個儲存格，一般人也許會選擇複製、貼上、刪除⋯，不斷的在儲存格間進行上述重複的動作，一來麻煩，二來也花費太多時間。其實只要利用 Excel 內建的「資料剖析」功能，就可以快速將儲存格裡的所有資料，依照需求分割至多個儲存格裡。
▲1. 選取想要分割的儲存格，在「資料工具」功能列表下，找到「資料剖析」，並勾選「固定寬度」。
▲2. 在「預覽分欄結果」下，按一下滑鼠叫出箭頭，再拉出想要分割的地方，且不限於只分割為兩欄。
▲3. 上步驟都選定完成後，回到工作表就會發現儲存格已經被切割為多個欄目。
技巧5. 自動刪除工作表中的重複資料
利用 Excel 製作的資料表格，經過長時間的使用後，不免會重複鍵入相同的資料，但當表格的資料愈來愈多，要在龐大的表格中，立即找到重複的項目並不容易，且一旦表格需要進行計算時，例如加總、平均、累計等等，重複的資料必會影響計算結果的正確性。因此，這裡介紹以 Excel 內建的「移除重複」功能，將表格中重複的資料自動刪除，以維護表格的正確定。不過，在進行「移除重複」功能，還可先利用「設定格式化的條件」，在龐大的表格裡，先找到「重複的值」後，再進一步選擇將重複的項目刪除。
▲1. 選取要比對的欄位，在「常用」標籤項下，找到「設定格式化的條件」，並於「醒目提示儲存格規格」下，選擇「重複的值」。
▲2. 在出現的視窗，選擇「重複」，就可自動標示重複儲存格，也可指定篩選重複值的顯示顏色。
▲3. 回到工作表中就可以看到，表格中已將找到相同的儲存格標示出來。
▲4. 要刪除重複的儲存格時，在「資料」標籤項下的「資料工具」裡，點選「移除重複」項目。
▲5. 於出現的視窗裡，勾選要刪除的資料欄位後，再按下「確定」。此例為106年會員編號、姓名。
▲6. 接著就會跳出提示視窗，告知已刪除的資料數，以及所保留的資料數，按下確定即完成。
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技巧6. 格式化條件設定，重點一目了然
Excel 內建的「設定格式化的條件」實用性不小，預設功能中，就已經可以將龐大表格裡的資料進行挑選，這也算是資料篩選的一種，尤其對於不擅長使用函數或公式的人，幾個步驟就能立即找到工作表中所需的資料。例如將報表中超出預算的部分自動標示出來，當然，也可依照個人需求，活用大於、小於、等於的條件選項。
▲1. 選取要做為格式化的儲存格，並選擇「設定格式化的條件」下的「醒目提示儲存格規則」，此例以「大於」示範。
▲2. 跳出視窗後，先點選要做為比較條件的欄位，此例為預算金額，所以圖選B2，視窗裡便會出現「$B$2」。
▲3. 接著便可以在工作表中，一眼看出所有被格式化條件找出來的儲存格。
技巧7. 格式化條件用圖示標記更直覺
在「設定格式化的條件」裡，也可以選擇讓儲存格的資料以圖像化輔助數值顯示，讓儲存格裡的資料，更容易被解讀，例如繪製成所選「圖示集」是在設定格式化條件下，將選定的儲存格加上圖示標記，如此可以更直覺看出儲存格中資料的差異。此範例為檢視每月支出有沒有超出預算標準，超出顯示紅點，沒超出為綠點。
▲1. 選取要標記圖示的儲存格後，找到「設定格式化的條件」選項，選擇「圖示集」後找到「其他規格」。
▲2. 接著設定篩選的條件及顯示的圖示。此範以有沒有超出 B1儲存格數值為標準，圖示分別設定，類型則選擇「數值」。
▲3. 在進行上步驟的設定時，工作表其實會同步顯示，從中也可發現數值以圖示輔助後，更能突顯數字重點。
技巧8. 指定多個條件，快速篩選結果
雖然透過 Excel 內建的樞紐分析表可以化繁為簡，將複雜的 Excel 表格，依照所設定的條件，精簡呈現出所須要的資料，但如果需求沒有這麼複雜，只是要幾項簡單的篩選結果，其實透過 Excel 內建的資料篩選功能即可完成。而在篩選功能中，除了提供基本的篩選及排序外，在進階設定裡，還可以一次指定二個以上的條件，再由資料範圍中，快速搜尋到符合的資料。以下就以模擬要在會員名單中，找出年齡45歲以下的女性，而根據已有的會員資料表，設定條件就有二個，一個為女性、一個為<45，藉此快速篩選出符合的名單。
▲1. 開啟要進階篩選的會員資料表後，將想要篩選的條件欄目新增在活頁的空白處，此為性別及年齡。
▲2. 在上步驟建立的篩選欄目下方，設定篩選條件，此例在性別下輸入「女」，年齡為「<45」。
▲3. 找到「資料」標籤頁裡的「排序與篩選」，並按下「進階」選項。
▲4. 接著選擇「將篩選結果複製到其他地方」，Excel 2016後下方通常也會自動標示出篩選的資料範圍及條件位置。
▲5. 至於複製到的項目下，則於試算表空白處選擇篩選結果要置放的儲存位置。
▲6. 當上步驟都完成按下確定後，回到工作表上就會自動出現篩選的結果。
技巧9. 合併計算多個表格，數字也能保持連動
利用 Excel 製作表格很方便，但不免會遇到需要將多個相同表格，整合到一個表格的情況，常見的有加總、平均所有表格的數值，或是找出表格中最大值、最小值等等，以方便查詢或分析所有 Excel 表格的結果，但要來回切換不同的 Excel 表格，很容易發生數字輸入錯的人為失誤。這時不妨可以多加利用 Excel 內建的「合併彙算」功能，將所有表格的資料，自動整合到一個表格上，以減少人為出錯。以下以計算平均三年的非薪資收入為示範，透過合併彙算功能，將三個年度活頁簿上的資料，整合在同一個表格上呈現，並直接計算出平均值，且勾選「建立來源資料的連結」後，被合併的表格數值若有變更，整合的表格也會自動更新。
▲1. 先在 Excel 表格裡建立新的分頁，再於「資料」標籤項下的「資料工具」，找到「合併彙算」。
▲2. 於出現的「合併彙算」視窗裡，下拉「函數」選單，選擇表格要呈現的計算結果，此例為平均值。
▲3. 接著點選「參照位址」後方的圖示，選取要合併彙算的範圍，再按下「新增」。
▲4. 重覆上一個步驟，持續將要「合併彙算」的表格「新增」完成。
▲5. 勾選視窗下的「頂端列」、「最左欄」、「建立來源資料的連結」，日後單一表格更改時，也會連帶變動合併的表格資料。
▲6. 接著就會自動出現合併計算後的表格，而展開前方的「+」號，還能見到計算的明細。
別錯過最後一頁的教學囉 ~
技巧10. 自訂排序規則，表格客製化呈現
在分析 Excel 表格資料中，「排序」也是經常被使用到的功能，因此在功能表中，也有快捷功能鍵可以設定，不過預設的功能都只有由小排到大，或由大排到小，中文則會依照筆畫進行排序，如果想要的排序不是依照筆畫的多寡，就可以手動自訂排序規則，且還能夠依照需求，指定多個排序條件。這裡就以會員第一季的表現做為排序目標，也因為內建的排序清單中，沒有表格上的內容可以選擇，因此必須以手動新增排序清單後，Excel 才能進行判斷及排序。此外，為了讓性別也能排序，同樣以自訂排序規則的方式，新增第二個排序條件，當然，如果有其他需求，還是可以再新增更多排序規則。
▲1. 在工作表中選取要排序的欄位，記得標題也要選取，並在「資料」標籤項下，按下「排序」功能鍵。
▲2. 在出現的視窗中，排序方式選「第一季」，排序對象選「值」，排序選「自訂清單」。
▲3. 在清單項目中，輸入表格中要排序的內容，記得是一個項目一行，完成後按下「新增」。
▲4. 接著在自訂清單處，就可以看到上步驟新增的內容，點選後按下「確定」。
▲5. 回到步驟2的地方，按下「新增層級」，進行第二個排序規則的設定。
▲6. 完成後回到工作表，就會呈現排序後的結果，此例除了依第一季內容排序外，性別同時也完成排序。
技巧11. 匯入 Web 資料製作表格，免開網頁持續更新
在 Excel 內建的外部資料匯入功能中，可選擇匯入資料庫、文字檔、XML 等等，其中也支援 Web 匯入資料的選項，也就是可選擇從網路載入資料製作表格，且只要維持在網路連線的狀態下，就可以透過網路隨時更新資訊的特性，隨時按下「重新整理」，就能夠同步更新 Excel 裡的資料。這個功能的好處就是可以在同一個 Excel 分頁表中，掌握到不同訊息的變更，讓使用者在不同網頁間不斷切換，甚至還能進一步設計表格資料之間的計算方式，如此只要按下 Excel 表格中的「全部重新整理」，就可以立即獲得想要的資料。以下則以載入 Yahoo!奇摩股市的個人投資組為合示範，日後免開網頁也能更新股票金額。
▲1. 將要匯入 Web 資料的工作表開啟後，在「資料」標籤頁，找到「從 Web」選項。
▲2. 跳出的視窗就像小尺寸的瀏覽器一樣，輸入想要擷取資料的網址，再按下「到」，這裡以 Yahoo!奇摩股市為例。
▲3. 在載入的網頁上，將想要載入 Excel 工作表的內容前方，按下黃色箭頭圖示，變成藍色後再按「匯入」。
▲4. 回到 Excel 工作表上，於匯入資料的視窗裡，選擇儲存格的位置，再按下「確定」。
▲5. 靜待幾秒後，表格就會載入至工作表裡，平時按下「全部重新整理」就會同步更新網路上的資料。
▲6. 按下「全部重新整理」旁的「內容」，可選「每隔幾分鐘更新一次」，並手動設定分鐘數即可。
技巧12. 瀑布圖掌握每個數字的即時變化
雖然最新版本的 Excel 2016或是 office 365裡的 Excel，外觀看起來和 Excel 2013相似度極高，但內部新增許多功能，其中圖表也較過去更為豐富，包括新增瀑布圖、樹狀圖、放射環狀圖、直方圖、盒鬚圖、3D 地圖，每個圖表都有各別突顯的功能，讓使用者可更精確地呈現資料，且只要選擇原始資料，Excel 就會自動生成圖表，再細部調整即可。當中，瀑布圖可用來顯示一個數字到另一個字數間的變化過程，用在分析企業的財務資料更顯優勢，而一般使用者也能透過瀑布圖清楚呈現收支的變化。以下則示範以瀑布圖來觀察期存貨的變化，在期間內的存貨增減，都可以透過圖表來掌握。
▲1. 在工作表中選擇要製成圖表的欄位後，找到「插入」標籤頁下的圖表，按下「瀑布圖」。
▲2. 在出現的瀑布圖中，看到每項數字的變化結果，而此例的期末存貨應為總結，必須由0開始才對，因此點選兩下進行變更。
▲3. 進入編輯頁面後，按下右側的「數列選項」，並勾選「設為總計」。
▲4. 此時期末存貨就會變成另一個顏色，並且貼齊底部的起始線，也代表是表格中的總結數值。
▲5. 除了預設的瀑布圖樣式外，在上方的「圖表樣示」有不同的形式可以選擇。
▲6. 也可以按下右側的「效果」，調整色彩、大小、透明度，以及特效等視覺變化。
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