聰明駕馭數位工具可以分成幾個層次，首先，重新檢視使用中的軟體，減少重複性工具；第二，盤點電腦中的空間，讓裝置有更多利用空間；第三，整頓電腦中的資料，讓尋找檔案更有效率、提高資料重複利用率。
減少使用非必要工具減少使用非必要工具其實隱含著時間管理的概念，時間不夠用的常見原因，就是用錯方法、時間浪費在不重要的事、多做沒必要的事；當你用對工具，更有效率的達成目標，自然會有多餘的時間。
減少工具的具體作法是採用整合型的工具改變工作模式，例如，傳統工作方式是先在自己的電腦裡完成專案文件，用 e-mail 寄送給協作對象，一來一往的修正後定案，最後的文件命名可能是「專案修改 5 版 .doc」，整個流程可能就要耗費一整天的工作時間；如果改用 Evernote 這類雲端協作工具，直接在線上溝通協作，沒有郵件往返的等待時間，可能半天就能完成專案修改、校對。
盤點電腦中檔案，有效利用硬碟空間整理電腦中檔案也會幫上許多忙，儘管硬碟價格十分平民，但硬碟空間畢竟不是無限，且累積資料越來越多，不只對電腦效能是負荷，想要找出某年某月的某筆資料，無疑是浩大工程。平時若沒有清理電腦檔案的習慣，要動起手來就是件千頭萬緒的工作，最常見的情況是在不同資料夾裡存在一樣的資料，我們能用 CloneSpy 這種比對重複檔案的工具，加快比對速度，而且建議完成整理後進一步將暫時用不到的文件、小型檔案，上傳到雲端空間保存，不但方便日後調閱，也能幫電腦省下一些空間。
檔案重新歸檔、邏輯建檔將電腦整頓到一個階段，接下來就是替資料規劃擺設了。我們習慣用發生時間、主題來命名資料夾，不過真要動手找一個久遠文件時，你會需要回憶年份、事件名稱、檔名等訊息才能順利找到，非常沒效率；如果資料夾的分類管理換成按照自己生活、工作的規範命名，或是根據待處理、已完成等邏輯設定，且開頭加上一些字母代碼的編排特性，管理資料夾會更有效率。此外，建立更有邏輯的檔案儲存架構，會大大減少層級架構，彼此之間的關連性也會讓你更容易找到目標。
▲用新工作思維重新思考使用中的工具是不是可以整合，例如採用一套像是 Evernote 的工具取代傳統工作方法。
▲幫硬碟做大掃除，發揮斷捨離的精神。清除無用軟體、找出隱藏在空間裡無用的檔案。
邏輯化管理資料夾
你是辦公桌上堆滿東西、隨便放置各種文件的人嗎？光是找文件就要大費周章，這就是工作效率無法提昇的原因之一！電腦中的檔案也是如此，一般我們習慣用各種直覺的字眼命名，層層分類管理，所謂檔案管理必須讓這些有利用價值的檔案，有系統的組織起來並能快速找出。
資料夾管理三招，檔案更容易被找到管理資料夾有幾個小技巧，包括控制資料夾層級、區分進行中檔案及備份檔案、利用捷徑加速檔案使用。資料夾層級越多會影響搜尋的速度，通常控制在 3∼4 級會比較恰當，以小編為例，第一層是本月稿件，第二層為各個欄目名稱，第三層可能是各種參考資料、圖檔等，用檔案總管找資料時，一展開就能綜覽整個資料夾 內容。也能用進行中或結案的模式建檔，把隨時會用上的檔案統一放到最前面的資料夾，讓取用更方便，最好搭配設定捷徑的方式，檔案儲存在本來位置，但能在桌 面的捷徑快速開啟資料夾。這些技巧並非全部都能派上用場，也不見得適合每個人，需要從各種技巧中找到平衡點，建立個人最適合的模式。
(後面還有：PC以及Mac上各種類型檔案管理工具)
1.Revo Uninstaller：清空軟體遺留的檔案
Revo Uninstaller 軟體
下載網址：goo.gl/f5FRLD
每個人都有電腦速度越用越慢的經驗，主要原因之一就是過多檔案佔據了電腦空間，阻礙電腦效能。當你重新檢視你的工作後，會發現很多軟體其實根本不需要安裝。我們可以用 Revo Uninstaller 來清除軟體及其移除後留下來的檔案。
Office 清理器、管理開機程序Revo Uninstaller 提供內建、安全、穩健、進階四種移除模式，讓移除軟體不會導致電腦運作發生問題；有些軟體安裝後會用到登錄檔，它還有登錄檔掃描、硬碟掃描等進階功能，能更完整的清除軟體遺留的各類型檔案。Revo Uninstaller 清理電腦是全面性的，移除軟體只是一個基礎功能，它甚至能處理各式各樣軟體執行產生的暫存文件、垃圾檔案。像是瀏覽器清理器能處理網頁暫存檔、MS Office 清理器能重整 Office 軟體的文件歷史清單，以及清理 Windows 執行歷程、檔案開啟、搜尋記錄等。甚至能用來管理開機執行程式，尤其筆電開機都會預載筆電廠商的軟體，這都是拖慢電腦開機速度的元兇，讓開管理員告訴你哪些軟體其實根本不需要開機就執行。Revo Uninstaller 的功能如此強大，用它好好整頓一下電腦，會對電腦效能以及工作效率有雙重提升。
▲Revo Uninstaller 首頁列出所有已安裝程式，點兩下就能解除安裝，建議以穩健模式清理。
▲最佳化工具有自動啟動管理員、Windows 工具以及垃圾檔案清理器三種，垃圾檔案清理器主要用來清理軟體遺留的垃圾。
2.Magican 魔法大象：MAC 整理、優化工具
Magican
下載網址：goo.gl/RJIri2
PC 使用者對系統優化工具應該不陌生，常見的有 Advanced SystemCare Free、CCleaner 等軟體，相對 MAC 使用者的選擇性就少多了，想整理、優化 MAC，就不能錯過知名的 Magican 魔法大象。
系統最佳化工具箱Magican 能整頓系統的範圍非常廣，從軟體最佳化、系統清理保護、硬體監控、即時監控、應用程式分析等都有；快速清理是特色功能，不用任何設定，自動掃描出電腦中無用檔案，預設掃描檔案類型有暫存檔、殘留檔案等，尤其是暫存檔常是佔據空間的大戶，最需要好好整頓，而它的掃描、清除動作都非常快，是相當簡便又快速的 Mac 清理工具。
除了清理暫存檔之外，還有各種優化工具。以移除軟體功能來說，它建議的移除標準是這個軟體多久沒有使用了，讓你判斷是不是有繼續保存的必要；移除時軟體的相關檔案、偏好設定等都會一併刪除，比起直接拖曳軟體到垃圾桶的方式更乾淨。另外，軟體優化比較像軟體使用的設定，如不熟悉 MAC 操作的人，在這裡調整軟體設定也很方便。雖然 MAC 中毒機會比 PC 低很多，但它還包含木馬偵測、防毒的安全中心工具，可防止來自瀏覽器的木馬攻擊。
▲Magican 有快速清理模式，可自動掃描應用程式遺留的檔案，只要執行刪除即可；手動刪除軟體能以多久未使用過，作為是否存留的判斷依據。
▲軟體中有更詳細的監控資料，在記憶體監控項目中能釋放記憶體，加強系統效能，能從右下角的即時系統監控表速覽狀態。
3.CCleaner：系統的萬用清道夫
CCleaner 軟體
下載網址：goo.gl/kVlRWj
CCleaner 是知名度非常高的一款 PC 清理工具，它能提供完整、詳細的清理功能，清理範圍涵蓋系統、瀏覽器、檔案總管等類別，每一個類別都有自由勾選的細項，像是系統類別就有暫存、剪貼簿、日誌檔等，如果有部分內容對你很重要，就不要掃描該類別避免刪除項目。
應用程式清理讓系統變慢的元兇並不是 Windows，系統本身是無罪的！有罪的是後來安裝的軟體。CCleaner 能清理安裝軟體產生的檔案，還你 PC 乾淨的空間。在清道夫功能中有 Windows 及應用程式兩大類清理項目，每一類都有細項可自由挑選，建議可以兩類都執行一次，讓硬碟更乾淨，不過兩類中會有重複的項目，可稍微掃視一下，不用重複執行；應用程式清理比較不同，它在掃描之後能將項目另外置放，不放進刪除列表中，不需要擔心刪除看不懂的項目會影響軟體。
step 1
CCleaner 的清道夫功能，有全自動的垃圾檔案掃描功能，選「清道夫」項目，按下方的「分析」。
step 2
垃圾檔案會出現在中央區塊，按右下角的「開始清理」即可。如果想選擇清掃類別，左側能勾選項目。
另外，它還有修復登錄檔的功能，在執行軟體時會跳出錯誤提示，有不小的機率是出自登錄檔錯誤，可以用 CCleaner 的登錄檔修復功能，解決軟體錯誤的問題，可以用自動掃描以及修復的功能即可，不過修改登錄檔有一定的風險，在開始前軟體會建議你先備份登錄檔，發生錯誤時可用備份檔還原。動手掃描一下登錄檔的各種問題，會驚訝原來你的電腦軟體竟然有這麼多狀況。
step 1
登錄檔是軟體執行失敗的主因，可嘗試修復登錄檔讓電腦運作順暢，先選「登錄檔」項目，按「掃描各種問題」。
step 2
接著按「修復選取的問題」，由於修復登錄檔有出錯的機會，進行前系統會建議先備份登錄檔。
CloneSpy 軟體
下載網址：goo.gl/OXCRNc
我們常因不同時空需要，把相同的檔案放到不一樣的資料夾，或是為了給不一樣的人而把檔案改名，因而在電腦裡儲存好幾筆相同資料，CloneSpy 的作用就是自動比對檔案、幫你找出重複的東西。
重複檔案的處理方式CloneSpy 的比對依據是什麼呢？這個小巧的免費軟體，絕對不會是用先進的影像比對技術，它的邏輯是根據檔案內容、時間、檔名位置等綜合資訊判斷。例如在判斷相片時，從 EXIF 資料顯示拍攝時間一模一樣時，幾乎就能確定兩張相片是同一張；而就算是差一點點大小的文字檔，換過檔名、存在不同資料夾中，仍有機會根據檔案大小以及建立時間，被搜出來可能是重複檔案。
找出的重複檔案該如何處理？大膽一點可以直接刪除，但若判斷錯誤將無法再回復，或許找個雲端空間暫時保存起來，等釐清之後再刪除檔案也是種方法。保險的作法則是把檔案都移到一個位置暫存，CloneSpy 提供這樣的功能，先放一邊等待確認重複再做處置。CloneSpy 還能把重複檔案的清單做成報表，讓你保存起來，或是將刪除工作製作成一個執行檔，日後要處理時就只需要按一鍵即可。
step 1
先決定要掃描的資料夾，在 CloneSpy 主頁面按「Add Folder」，從出現的新視窗左側選擇資料夾後按下方「Add selected folder」，待掃描的資料夾會出現在右側中間，接著按「OK」。
step 2
回主頁右側設定比對選項，包括 1 完全一樣檔案、2 檔案動作、3 直接刪除等設定後，按「Start scanning」掃描。
step 3
比對速度完全看資料夾大小，比對進行中能看到找出多少重複檔案。
step 4
完成後軟體會自動執行 Step2 設定的動作，像刪除檔案或移到其他位置，完成掃描後按左下角的「View log」可看純文字的報告。
DaisyDisk 軟體
下載網址：goo.gl/dCznuE
使用 MAC 也很容易一不注意就把硬碟填滿，而且還不知道從何找出是哪些檔案佔據了硬碟空間。DaisyDisk 是個簡單易用的硬碟空間分析工具，只要先掃一遍想整頓的磁區或位置，漂亮的檔案類型分布圓餅圖就出現了。
分析每個資料夾的檔案內容初次清理時我們會選擇將整個硬碟掃描一次，先看一下檔案類型的分布情形，如果有其他需求，它也能指定掃描資料夾，分析特定資料夾的檔案分布。DaisyDisk 的圓餅圖看起來很漂亮，主要是因為它用顏色區分檔案類型，當有多種類型存在時，看起來就色彩繽紛，容易一眼判斷出內容成分。
當你點圓餅圖任一區塊會進一步展開，該區塊會變成另一個全新的圓餅圖，如此一層一層的展開直到只剩單一檔案，且單一檔案還能預覽或以 Finder 開啟，用法就跟平常打開檔案差不多。在確認資料內容過程中，若有想要刪除的檔案，也不用急於開 Finder 找出檔案刪除，可以將檔案拖到左下角的待刪除區，等到完成整理後一口氣刪除，同時兼顧分析、管理的使用需求。
step 1
DaisyDisk 掃描時可以選擇整個硬碟或是指定資料夾。
step 2
掃描整個硬碟需要花一點時間，滑鼠移到左側的分布圓餅圖上，指定位置的資料內容就會顯現在右側，以類型區分。
step 3
可以一層層的看每個區塊的檔案內容，直到單一檔案，能從右側檔案上按滑鼠右鍵開啟檔案，或用 Finder開啟。
step 4
把想要刪除的檔案拖到左下角的圓圈裡，就會統一收集起來，最後再一口氣刪除。
6.SpaceSniffer：分析資料類型佔比
SpaceSniffer 軟體
下載網址：goo.gl/hfU8gv
SpaceSniffer 這個簡單的小程式，能幫你快速分析電腦裡的資料類型佔比。它的顯示模式非常有趣，並非常見的樹狀圖、圓餅圖，而是用動畫呈現的方塊圖表示，越大的資料夾方塊就越大。
用顏色識別檔案類型當滑鼠移到資料分析方塊上會顯示資料夾名稱以及使用的空間大小，點任一個方塊會顯示子資料夾內容，點兩下放大資料夾並顯示裡面的內容，一層一層的直到看完所有資料夾檔案。2TB 的硬碟空間在 30 秒內即完成掃描並顯示結果，速度非常快。
SpaceSniffer 用顏色區分各種資料類型，例如相片就是淺綠色、影片是紅色、軟體則是藍色、未使用空間就是深綠色。你也可以一次開多個位置的分析視窗，這樣做的用意是讓你比對不同資料夾或磁區的檔案性質，方便進一步管理資料夾的內容；如果想對資料進行任何動作，它有類似檔案總管的右鍵功能，可開啟、刪除或複製檔案。
step 1
SpaceSniffer 是不需要安裝的執行檔，開啟後會看到這個選擇磁碟位置的視窗，選擇要掃描的位置後按「Start」。
step 2
完成掃描後會以方塊圖的形式呈現，大方塊表示佔據空間較大，滑鼠移到上面會有資料夾大小，按兩下滑鼠能看下一層資料內容。
step 3
用上方工具 1 可切換資料夾顯示的詳細程度，或是用 2 增加顏色區別檔案類型。
step 4
從上方開啟新的位置，就會用並排同時顯示兩個視窗，能用來比對兩個資料夾的內容。
談到在 Mac 上管理檔案，內建的 Finder 就是個好用的工具，比起 PC 內建的檔案總管，不用麻煩的組織資料夾架構，只要學會智慧型資料夾、標記、標籤頁等幾個技巧，檔案管理效率就能倍速增長。
建立智慧型資料夾用過 iTunes 的人對智慧型資料夾就不會太陌生，它其實是個暫存搜尋概念的資料夾，啟用一個智慧型資料夾當做計畫的資料夾，搜尋電腦裡相關檔案後儲存起來，這些檔案並不會被移動，只是以搜尋暫存結果放置於資料夾中，能隨時依動態需求調整範圍，讓裡面的資料保持最新的內容。
step 1
建立一個智慧型資料夾，最快的方式是先用右上角的搜尋找相關內容， 可再按「＋」符號，指定檔案修改時間、檔案類型⋯等條件。
step 2
完成後記得按下儲存，才會保存設定，這些資料並不會被移動，等到需要時可以再換上不同的搜尋內容。
標記是另一個好用的資料管理工具，用各種顏色區分資料夾重要性，尤其是常態性、近期使用中的資料夾，標記的優勢會更顯著。提供七種顏色之外，你可以重新命名標記名稱，讓你使用更直覺，而且一個資料夾能加多個顏色標記，當檔案內容同時跟多個工作有相關性時，這個功能有助資料分類。
Finder 還有用標籤頁開啟分頁的功能，說白話一點就是檔案總管的分頁功能，PC 上也有檔案管理軟體有這樣的功能，不過 MAC 直接內建在 Finder 裡，需要同時瀏覽兩個資料夾檔案時，會有很大的方便性，而且開啟標籤頁後會一直長駐在 Finder 上方，直到手動關閉分頁。
▲標記預設名稱是顏色，按滑鼠右鍵可以為標記重新命名，新增標記用拖曳檔案到標記上或按滑鼠右鍵新增標記。
▲點按標記顏色右側會出現標記內所有資料，檔案可使用複數顏色標記，同時圈選數個，按滑鼠右鍵能批次新增或移除標記。
8.以 Evernote 取代傳統工具
在職場上需要練就多工的好本領，數位工具也是一樣道理，用一套 Evernote 取代多個工具才能完成的工作，既兼顧效率又方便。Evernote 的雲端記事本功能為大家熟知，光是記事存在 Evernote 就不需要便利貼、記事本等多套工具；加上強大的專案管理、協作、溝通功能，在工作時能減少使用資料夾、郵件，甚至通訊軟體都能省略不用。
記事本當做資料夾我們習慣以資料夾為工作單位， 其實 Evernote 的記事本就能當做資料夾使用，在記事本的內容可以放單篇記事、手繪圖表、圖片、網頁或是錄音，能裝載的檔案類型幾乎跟電腦資料夾差不多，而 Evernote 多了雲端分享、資料同步的特性，讓這個資料夾的力量數倍於過去。
工作完成後，大多檔案可能就此靜靜躺在資料夾裡，等到下次要用時，再翻箱倒櫃找出來。改用 Evernote 的記事本當資料夾，幫每個記事加上適當標籤，記事之間產生關連性，搜尋時就會發現用得上的參考資料，比起用電腦的資料夾管理檔案，這些累積的資料再利用的 機會就大多了。
▲Evernote 的共用特性讓記事本功能變得更強，先以郵件新增團隊成員，還能從記事本的進階設定中設定每個成員的修改權限。
▲新增的每一筆記事，可以包含網頁、網頁擷圖、圖片，並能標註重點、螢光筆劃重點，用標籤管理記事更能累積成龐大資料庫。
待辦事項提醒取代便利貼Evernote 功能強大到幾乎可讓人捨棄其他軟體！舉例來說，小編的工作涵蓋了收集新資訊、參加記者會、寫稿、與受訪者討論專案。在網路上看到任何值得收藏的文章，就能 用 Evernote 收在記事本裡；記者會或整天的工作行程用 Evernote 建立提醒清單；在 Evernote 的記事就能寫稿，甚至記事開啟分享就能交稿；與其他人協作則用記事本共用就能解決⋯，除了不能請所有人改用 Evernote 把記者會邀請函寄給我之外，Evernote 已經能讓我少用 3∼4 個軟體了。
▲如果需要外部協力，可公開連結，或用郵件、FB、Twitter 等方式傳送一篇記事，對方不需要 Evernote 也可以閱讀。
Work Chat 就是溝通工具除了用 e-mail 聯繫工作之外，每個人電腦裡至少會有一套即時通訊軟體來做為溝通工具，Evernote 的 Work Chat 功能讓討論工作時連即時通都可免了。每個分享的記事上可用 Work Chat 溝通，且能多人同時使用，就像用即時通訊軟體討論一樣，而討論進行中也能同時將討論的內容直接附註於記事上面。如果在 Work Chat 上面無法說清楚的，真的需要開會，也能用 Evernote 整合 Google 日曆功能、會議通知提醒等功能，掌握工作進度，真正做到簡化工具的目標。
▲網頁版點選左側的 Work Chat，能看到每一筆討論事項，過去每一筆討論串都在這裡，如果想找特定討論串或連結到討論的目標筆記，可用上方搜尋找直接相關的討論。
▲點選討論的 Work Chat 右側會有討論的記事，左下角會有討論中的 Work Chat 頁面。
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