T客邦 August 20, 2015
現代人對於通訊軟體(IM)的使用頻率,遠遠超過電話和簡訊,傳統電話簡訊能做到的事,IM都做得到。像是Line、Skype都算是使用頻率較高的IM軟體。但這類工作的設計,多以聊天、簡單的溝通為主。雖然許多人利用它的群組功能來處理公務,但遇到較為複雜的協同工作、文件分享或是專案管理,一般IM軟體就不是最理想的工具,這時改用Teampel ,也許是比較好的選擇。

上班時Skype視窗一直跳動,同事想要跟你討論專案細節,傳來重要的檔案,還要另存到電腦裡整理;下班了老闆傳LINE交代明天的工作,一個不小心沒按好,還把要發給朋友的訊息轉給老闆,這樣的情形可能在你我的生活中屢見不鮮,如果有一個工具可以讓你專心談公事,也許就可以避免將私訊內容誤發到公司群組的窘境。

以往小編在籌辦活動時,因為有太多的細節,為了防止漏掉任何部分,會打開 Excel 製作甘特圖,追蹤進度,並用 TodoList 提醒自己工作的到期日;必要時跟夥伴用 LINE 或是 Skype 討論內容,也會用LINE傳送檔案或是圖片。

不過 LINE 畢竟是私人、社交上的溝通工具,不僅有誤發訊息的可能,訊息洗版的速度也非常快,而且傳送的檔案或是照片,除非事先建立相簿,否則往往在一段時間過後就無法下載儲存。

有的人會尋求Google Drive 或是 Dropbox 讓工作團隊共享檔案,搭配通訊軟體使用。可是這樣下來,時常需要在多種工具之間切換,而且檔案四散各地,不容易蒐集各種版本,我們需要一種可以整合專案管理和即時通訊的工具,來解決上面這些問題。

Teampel 雖然是通訊軟體,但是它結合了即時通訊及專案管理功能,讓使用者在協同工作的時候,有更方便的管理工具。而且我們使用免費的雲端空間來存放這些文件,如果機密性不高的還好,但有些檔案或文件,放在公共的雲端空間,畢竟不是那麼安全的。如果你使用Teampel ,還可以自建伺服端,讓專案管理的文件,只在自己公司內部的伺服器上,對於安全要求更高的工作,可以減少文件外流的機會。

▲ Teampel可以讓你管理每個專案的執行進度,也可以在軟體內直接進行即時通訊。

你可以在 Teampel 裡做到下面幾個功能:

  1. 建立專案,管理進度(跟 Todoist、Slack 說掰掰)
  2. 和同事在 Teampel 裡即時通訊(取代 LINE、Skype)
  3. 上傳文件檔案共享(省去 Dropbox、Google Drive)
  4. 行動裝置上也可以使用(不需要回到辦公室才能追進度)

當然 Teampel 的功能不只這樣,可以上傳分享的檔案種類眾多,專案管理的功能也詳細,不過使用起來並不會非常困難,這點Teampel的使用者倒是不用太過擔心。

簡單的安裝程序開始Teampel

先到 Teampel 的官方網站下載軟體,有「使用者端」及「伺服器端」,公司內部管理員需下載「伺服器端」版本,建置伺服器,再提供伺服器和連接埠號碼給一般成員,而一般成員下載「使用者端」安裝即可。

▲免費版的伺服器介面,可新增 10 位成員。

目前 Teampel 免費版具備正式版完整的功能,也而且沒有使用期限的限制,但是免費版只能新增 10 位成員、開啟 10 個專案,如果想要新增成員或是專案,就需向 Teampel 購買正式版的授權。

下載安裝完成、設定公司內部伺服器後,使用者拿到管理者給的伺服器及連接埠號碼,就可以開始使用了!

▲ 向 Teampel 購買正式版授權後匯入。

▲ 正式版的授權人數調升至25人,若欲再往上加,則須要直接至官網聯繫廠商。

一開始登入 Teampel 會看到管理者加入的成員,應該會是你的同事,有時因為組織比較大,可能會有其他部門的同事,可以看到每個人的名稱以及大頭照,從這邊開始就可以準備你的專案計畫了。

▲ 一開始登入Teampel的畫面,若要更換大頭貼,可點擊左上角的圖片更換。

專案管理:快速建置專案分配進度

在 Teampel 裡建置專案很快速,只要設定專案名稱,並選擇成員就可以完成了,每個專案都會有自己的專屬資料夾,資料夾內可以放入專案所需的資料,不必擔心不同專案的資料混淆。

▲ 一開始使用時你的專案可能是零。

▲ 選擇「建立」,新增一個專案。

▲ 輸入專案的名稱,選擇專案的成員,按下「確定」就完成建置一個專案了。

▲ 完整後你可以看到專案有「聊天」、「任務」、「文件」、「動態」等等功能。

專案的「聊天」欄中,可以和同一個專案的成員進行即時通訊溝通,右下角的「成員人數」則可以新增成員,或是指定成員為管理員;右上角則是可以輸入專案公告,當專案人數多時,寫在聊天對話框裡的訊息不容易找到,使用專案公告的功能,可以確保所有人都看到公告訊息。

將專案分割為任務,掌握進度

建立專案後,一個專案裡當然不可能只有一件事要做,應該要一一列出有什麼任務要執行,比如說一個活動專案可能會有企劃、設計、文案、攝影,一個雜誌出刊可能會有編輯、美術、攝影、印刷等等,將這些任務逐項條列新增到專案下。

▲ 在「任務」這個頁籤中,選擇「新增任務」。

▲ 輸入任務的名稱,必要時加上「描述」,接著選擇專案的負責人及參與者,完成後按下「確定」即可。

隨著任務愈來愈多,你的清單也會愈來愈長,並且要隨著時間的改變調整任務進度,如果你覺得這項任務的進度已經達到10%或20%,需要做調整,就直接在任務上快速點兩下,進入編輯模式。

▲在任務上快速點兩下進入編輯。

▲調整你的進度或是時間,若需要設定提醒也可在這執行,完成後按下確定。

▲ 系統會請你填入這次的修改記錄,可填可不填,完成後按下「確定」即可。

進度條功能並不是依據你的任務做到哪裡,自動幫你選擇進度百分比,而是要你自行評估目前進度的百分比,這點需要較高的判斷力,也比較適合較有自制力的使用者執行。

Teampel 將任務分為「我的」及「全部」,各自又有「已完成」和「未完成」的任務,瞭解自己還有多少任務尚未完成,可以督促自己加緊腳步,而看到已完成的任務數目,則能激勵自己。

▲ 「我的」表示你在專案中有參與的任務,「全部」則指全部的任務。

檢視任務也有很多種方式,包含清單、月曆、類似甘特圖的任務條,在「重新整理」的旁邊可以選擇。

月曆型的檢視,可以清楚知道任務開始及結束的時間,大約執行的期限,如果是有重疊到日期,就知道自己哪一天會比較忙碌,事先幫自己排定工作優先順序。

▲ 月曆的方式來看,知道每個任務執行的時間。

也有類似甘特圖的時間和進度條可搭配著檢視,上方列出日期,下方是進度條,一看就知道目前各個任務完成的進度百分比是多少,如果時間快到了,但是進度還是非常落後,就知道要加快流程。

▲ 你也可以切換成進度條的方式,知道各個任務的進度如何。

如果只是想單純的檢視目前誰負責哪個任務,也可以切換回清單模式,可以看到任務的名稱以及負責人,任務名稱前會有圓形圖示,依照任務完成的程度,顯示百分比,如此一來就不怕漏掉專案哪個部分沒執行了。

▲簡潔的清單檢視,右邊顯示截止日期,負責人名字則在專案下方。

即時通訊快速傳送訊息及資料

Teamepl 除了專案管理,另一個核心功能就是即時通訊,可以讓你和同事進行文字對話,也可以直接傳送檔案、資料夾,所以不需要將檔案上傳到 Dropbox 或是 Google Drive 後,再將連結分享給對方,省去了許多麻煩。

如果你是在和對方討論設計圖,或是有一些操作上的問題,光用文字說明不夠清楚,也可以開啟「共享螢幕」,實際操作給對方看就一目瞭然,如果你們的辦公室位置隔有點距離,共享螢幕的功能也省下一來一往走動的時間。

▲ Teampel 的即時通訊功能介面和 LINE有點相像,直接在「聯絡人」中點選欲溝通的對象就可以開始對話。

▲也可以加上表情符號,或是直接傳送螢幕截圖。

▲如果有人傳訊息給你,「訊息」的右上方會出現橘紅點。

▲對話欄也會顯示誰傳幾個訊息給你。

▲ 按下「傳送檔案」就可以從電腦裡選擇檔案傳送給對方。

上傳檔案,資源共享整理

除了直接傳送檔案給特定對象,Teampel 也可以在專案工作中,上傳檔案並建立專屬資料夾,團隊成員不需要再在Dropbox或是Google Drive共享專案中所需的檔案。

▲ 在「文件」中按下「上傳」開始上傳檔案。

▲ 可以上傳的文件類型有多種,最常用的是 PDF 檔案。

▲ 也能選擇錄音檔或是圖片檔。

▲ 也可以新增資料夾,讓檔案更井然有序。

▲ 針對個別檔案也能下載、刪除、或是編輯。

行動辦公在外掌握專案進度、接收訊息

如果你的工作是像小編常常要在外面跑,但有時候又會進辦公室待上一段時間的話,一定會覺得跨平台工作十分重要,現在如Google Drive、Google 文件、微軟的 Office 系列都有 App,想當然爾專案管理工具也要有 App 才跟的上潮流。

Teampel 目前已有 Android 和 iOS 版可以供行動裝置使用,雖然行動版的功能和桌面版比起來不是那麼全面,但是行動裝置主要是查看、追蹤以及少量的編輯,如果需要大量的編輯,主要還是會回到PC端來處理。手機上最常用到的就是推播功能,你可以在手機上面檢視專案下各個任務的進度,並且設定提醒,利用推播功能隨時督促自己。

▲ 在手機上快速檢視任務,掌握專案的進度。(iOS)

▲ 也可以編輯任務的內容,只要按下右上角的編輯即可。(Android)

既然桌面版可以做到即時通訊了,手機版當然也可以,讓你在外可以直接和辦公室裡的同事,快速確認專案任務細節,節省等待的時間,也因為是在 Teampel裡直接談話,可以馬上看到任務的時間內容,不用像過去需要在專案管理 App 和 LINE 之間切換,十分方便。

▲ 手機版即時通訊畫面十分簡潔,讓使用者可專注於公事溝通。(Android)

直覺介面搭配完整功能,專案管理的好夥伴

市面上的專案管理、即時通訊軟體很多,企業在為員工選擇工具時,需要考量這個工具是否容易上手,讓不管是新進員工或是職場老鳥,都可以快速進入狀況,也要考慮這個工具能否在操作介面簡便的同時,一樣具備完整的功能,包含連結e-mail、整合公司跨部門的專案、讓員工有安全的即時通訊環境,快速進行公事討論。

Teampel 的介面設計簡潔,使用上十分直覺,而且專注於「專案管理」及「即時通訊」這兩大功能,其他如編輯文檔或是簡報製作的功能,就交給其他更專業的工具,使用者可以專心在工作進度掌握,還有團隊溝通,減少非專業工作的工具切換,更快完成所有的專案。

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